気の重いメールほど、後回しになっていませんか
「納品が少し遅れる」「こちらの手違いだった」——。
こういう気の重いメールほど、書き出しの一行で手が止まって、つい後回しになりますよね。頭のどこかに引っかかったまま、他の仕事も進まない。中小企業の総務や営業の方から、本当によく聞くお悩みです。
じつは私（エムビジョンの代表）も、自分の会社の事務をAIで回しています。この「気の重いメールの下書き」は、AIがいちばん地味に助けてくれる場面のひとつです。ゼロから自分で絞り出すのをやめて、下書きだけAIに任せる。今日から無料でできます。
AI（ChatGPTなど）に、こう頼んでみてください
無料で使えるAIを開いて、次の文をそのまま貼り付けます。◯◯の部分を、あなたの状況に書き換えるだけです。
あなたは中小企業の営業担当です。長年お付き合いのある取引先に、納品が3日遅れることのお詫びメールを書いてください。丁寧すぎない自然な文面で、言い訳をせず、こちらの対応策を1つ入れてください。
10秒ほどで、そのまま出せそうな下書きが出てきます。
コツ1｜相手との関係を一言添える
「長年お付き合いのある」「今回が初めての取引の」——このひとことで、文面のかしこまり具合が変わります。相手の顔が浮かぶような下書きになります。
コツ2｜出てきた文に、会話で注文を足す
一発で完璧を狙わなくて大丈夫です。出てきた文が固ければ「もう少し短く」「もう少し柔らかく」と続けて頼めば、その場で直してくれます。AIは一度きりの回答ではなく、会話しながら直していけるのがいいところです。
お詫びメールで慣れたら、クレームへの返信、値上げのお知らせ、お礼状——「言いにくいこと」全般に同じやり方が効きます。
注意点｜「新聞に載って困る情報」は入れない
便利ですが、AIに入れてはいけない情報があります。覚え方はシンプルに、「新聞に載って困る情報は入れない」。具体的には次の3つです。
- お客様の個人情報（氏名・連絡先など）
- 取引先との秘密（契約内容・単価など）
- 社内の未公開情報（財務・人事など）
お詫びメールなら、具体的な取引先名や金額は「◯◯」のままにして下書きを作り、固有名詞は後から自分で埋めるのが安全です。そしてもう一つ——AIは「優秀だけれど思い込みの激しい新人」です。出てきた文は、送る前に必ず自分の目で最終確認してください。ここだけは人の仕事です。
この記事のまとめ
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エムビジョン株式会社（福岡市）
