議事録づくりに、毎回30分かかっていませんか
打合せそのものより、後から議事録をまとめる時間のほうが憂うつ——。
「言った・言わない」を防ぐために議事録は要る。でも、録音を聞き直して、要点を拾って、体裁を整えて……気づけば30分。この作業が毎回のように積み重なっている会社は少なくありません。
この「議事録づくり」も、AIが得意な仕事のひとつです。私（エムビジョンの代表）も、自社の打合せはこのやり方で回しています。特別な文字起こしソフトは要りません。スマホの録音アプリと、無料のAIだけで十分です。
AI（ChatGPTなど）に、こう頼んでみてください
まず打合せをスマホの録音アプリで録音します。その音声ファイルをAIに添付して、次の文を貼り付けます。
この打合せの録音から議事録を作ってください。「決まったこと」「宿題（誰が・いつまでに）」「次回に持ち越したこと」の3つに分けて、箇条書きでまとめてください。（録音ファイルを添付）
数分待つと、3つに整理された議事録が出てきます。ダラダラした文章ではなく、後から見て動ける形になります。
コツ1｜「宿題は”誰が・いつまでに”」まで指定する
ただ要約させると、決まったことが平坦に並ぶだけになりがちです。「宿題は誰が・いつまでに」と指定しておくと、担当と期限が抜け落ちにくくなります。議事録がそのまま「やることリスト」として使えるようになるわけです。
コツ2｜録音の冒頭で「今日の目的」を一言
録音を始めるとき、最初に「〇〇の打合せを始めます」と目的を一言入れておくと、AIが議事録の精度を上げやすくなります。会議の頭で一呼吸、目的を声に出す。これだけです。
注意点｜録音は一言断る／機密の打合せは避ける
便利ですが、二つ気をつけてください。
まず録音のマナー。録音を始めるときは、参加者に「記録のために録音します」と一言断りましょう。社内でも取引先との打合せでも同じです。
次に入れてはいけない情報。覚え方は「新聞に載って困る情報は入れない」。個人情報・取引先との秘密・社内の未公開情報が濃く出る打合せ（人事・重要な契約交渉など）は、AIに丸ごと預けるのは避け、社内の議事録に留めるのが安全です。そして——AIは「思い込みの激しい新人」。聞き取りを間違えることもあります。出てきた議事録の最終確認は必ず人が行ってください。
この記事のまとめ
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エムビジョン株式会社（福岡市）
