手書きの注文書、まだExcelに打ち直していませんか
FAXで届く手書きの注文書、取引先からのメモ書き、現場からの手書き日報。
これを毎朝コツコツExcelに打ち直している——という会社は、福岡でもまだたくさんあります。地味な作業ですが、件数が多い会社ほど、この入力が朝いちばんの時間を食っていきます。
じつはこの「写真に撮って表にする」は、私（エムビジョンの代表）がセミナーで実演すると、参加者から一番「おおっ」と声が上がる使い方です。特別なソフトは要りません。スマホと無料のAIだけでできます。
AI（ChatGPTなど）に、こう頼んでみてください
手書きの書類をスマホで1枚撮るだけ。その写真をAIに添付して、次の文を貼り付けます。「◯◯」の項目名を、あなたの帳票に合わせて書き換えるだけです。
この画像の内容を読み取って、「商品名・数量・納品希望日」の表にしてください。読み取りに自信がない部分は「?」を付けてください。（写真を添付）
数秒で、コピーしてそのまま使える表が出てきます。
コツ1｜「?を付けて」が、いちばん大事
手書き文字には、どうしても崩れて読みにくい字が混じります。この頼み方の肝は「読み取りに自信がない部分は?を付けて」の一文。こう頼むと、AIが迷った箇所だけに「?」が付くので、人が確認すべき場所が一目で分かります。全部を見直すのではなく、「?」の所だけ直せばいい。
コツ2｜そのままExcelに入れたいなら
表が出たあとに「Excelに貼れる形式で」と続けて注文すると、コピーしてそのままセルに貼り付けられる形にしてくれます。
毎朝の手入力がある会社なら、ここがいちばん効く場所です。作業がゼロにはなりませんが、「打ち直し」が「確認して貼るだけ」に変わることが期待できます。
注意点｜取引先名・単価は「新聞に載って困る情報」
便利な反面、AIに入れてはいけない情報があります。覚え方は「新聞に載って困る情報は入れない」。特にFAXや注文書には要注意です。
- お客様・取引先の個人情報
- 取引先との秘密（契約内容・単価など）
- 社内の未公開情報
写真の中に取引先名や単価が写り込んでいる場合は、その部分を隠して撮る、または一般的な社内メモの整理から試すのが安全です。そして——AIは「思い込みの激しい新人」です。「1ケース」を「1箱」と読むような取り違えは起こり得ます。最終確認は必ず人が、を忘れずに。だからこその「?を付けて」なのです。
この記事のまとめ
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エムビジョン株式会社（福岡市）
