引き継いだ案件、メールを最初から読み返していませんか
「前の担当者が辞めてしまった」「半年止まっていた案件が、急に動き出した」——。
受け継いだメールのやりとりが数十通。どこに何が書いてあるのかを探すだけで、午前中が終わってしまう。しかも読み進めたところで、決まったことと、まだ決まっていないことが文章の中で混ざっていて、なかなか頭に入ってきません。
じつは私（エムビジョンの代表）も、自分の会社の事務をAIで回しています。この「長いやりとりを一本の流れに直す」仕事は、AIが地味に助けてくれる場面のひとつです。読み返す前に、まず経緯の地図を作ってもらいましょう。
AI（ChatGPTなど）に、こう頼んでみてください
やりとりを古いものから順に一つの文にまとめてコピーします。そのうえで無料で使えるAIを開いて、次の文をそのまま貼り付けます。相手の名前と社名は「A社」「B様」に置き換えてから貼るのがポイントです。
以下のメールのやりとりを時系列で整理して、「現在の状況」「こちらがやるべきこと」を教えてください。（ここにメール本文を貼り付け）
これだけで、ばらばらだったやりとりが一本の流れとして出てきます。
コツ1｜整理の「切り口」を、こちらから指定する
「短くまとめてください」だけだと、長い文章が少し短くなるだけで終わりがちです。「決まったこと」「保留になっていること」「こちらの宿題」の3つに分けてくださいと、切り口を指定してみてください。同じメールでも、出てくる形がまったく変わります。宿題は「誰が・いつまでに」まで頼んでおくと、そのままやることリストとして使えます。
コツ2｜「読み取れないこと」も挙げてもらう
もう一言、「このやりとりから読み取れないことがあれば挙げてください」と付け加えます。金額は決まっているのに、納期の話が一度も出ていない——そういう抜けが見つかります。引き継いだ側がいちばん困る「相手に何を確認すればいいのか」が、そのまま出てくるわけです。
同じやり方は、長い問い合わせの往復や、複数人が入り乱れたやりとりの経緯整理にも使えます。
注意点｜金額と期日だけは、元のメールで確認する
気をつけたいことが、貼り付ける前と、出てきた後に一つずつあります。
まず貼り付ける前。覚え方は「新聞に載って困る情報は入れない」です。①お客様の個人情報 ②取引先との秘密（契約・単価） ③社内の未公開情報（財務・人事）——この3つは入れません。経緯を整理するだけなら、実名も連絡先も要らないのです。「A社」「B様」に置き換えてしまえば、返ってくる整理は十分に使えます。
そして出てきた後。AIは「優秀だけれど思い込みの激しい新人」です。途中で変わった金額や期日を、古いほうで拾ってしまうことがあります。金額と期日だけは、必ず元のメールに戻って確認してください。ここは人の仕事として残しておくのが安全です。
まずは、いま止まっている案件を1つ選んで試してみてください。全部を読み返さずに済むだけで、動き出しが楽になります。
この記事のまとめ
この続きが気になったら
同じ要領で使える「そのまま使えるAIへの頼み方」を、15の事例にまとめた小冊子（PDF）を、公式LINEにご登録いただいた方にお渡ししています。求人票・議事録・手書きFAXの読み取りなど、中小企業の”あるある業務”ばかりです。
「うちのこの仕事にも使える？」——そんな疑問には、無料の個別相談（30分）でその場でお答えします。
エムビジョン株式会社（福岡市）
