「あの仕事は、あの人しかできない」
その方が休んだ日に、業務が止まる。よく聞く話です。
マニュアルを作ればいい、とは分かっている。でも、まとまった時間が取れない。いざ書き始めても、どこまで細かく書けばいいのか迷って手が止まる。一度作ったきり、更新されずに眠っているファイルがある会社も多いのではないでしょうか。
私（エムビジョンの代表）も自分の会社の事務をAIで回していますが、マニュアルづくりは「文章として整える」ところで止まる作業だと感じています。手順そのものは頭に入っているのに、書き言葉に直すのが面倒くさい。その整える部分だけをAIに任せると、ずいぶん楽になります。
AI（ChatGPTなど）に、こう頼んでみてください
無料で使えるAIを開いて、次の文をそのまま貼り付けます。「月末の請求書発行」の部分を、あなたが文書にしたい仕事の名前に書き換えるだけです。
「月末の請求書発行」の業務マニュアルを作りたいです。手順を口頭で説明するので、新人でも分かるマニュアルの形に整えてください。
そう伝えてから、続けて手順を思いつくまま打ち込んでいきます。
コツ1｜完璧に書かず、しゃべるとおりに打ち込む
ここがこの頼み方の核です。文章にしようとしないでください。
まず売上の一覧を出して、それを見ながら請求書を作って、社長に確認してもらって、月末までに送る。
このくらいで十分です。「あ、その前に前月分の入金確認がいる」と後から思い出したら、そのまま書き足してかまいません。順番が前後していても、話し言葉のままでも、番号を振り直して読める形に整えるのはAIの仕事です。手を止めずに、頭にあるものを全部出しきってしまうのがコツです。
コツ2｜「分からないところは質問して」と付け加える
もう一言、「分からないところは質問してください」と足してみてください。すると「その売上の一覧は、どこから出しますか」「確認は、誰に取りますか」と聞き返してきます。
毎日その仕事をしている本人ほど、当たり前すぎて書き落とす手順があります。他人に説明して初めて「あれ、ここ説明してなかった」と気づく、あの感覚です。その抜けが、AIからの質問で少しずつ埋まっていきます。
注意点｜出てくるのは「たたき台」。完成品ではありません
出てきた文書は、そのまま配れるマニュアルではありません。たたき台です。
順番が抜けていないか。実際のやり方と違っていないか。これは、その仕事をしている本人にしか分かりません。AIは「優秀だけれど思い込みの激しい新人」ですから、説明が足りない部分を、それらしく埋めてしまうこともあります。最後に本人が読んで直す。ここは人の仕事として残ります。
とはいえ、白紙から書き起こすのと、たたき台に赤を入れるのとでは、かかる手間がまるで違います。まずは1つの業務で、たたき台まで作ってみてください。
もう一つ、入れる情報の扱いです。覚え方は「新聞に載って困る情報は入れない」。
- お客様の個人情報（氏名・連絡先など）
- 取引先との秘密（契約内容・単価など）
- 社内の未公開情報（財務・人事など）
請求書の手順なら、取引先の名前や実際の金額はマニュアルに書く必要がありません。「取引先」「請求金額」と書くだけで手順は成り立ちます。書かなくて済む秘密は、最初から伏せておくのが安全です。
この記事のまとめ
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