値上げは決めた。でも、案内文で止まっていませんか
「価格を見直す」。そこまでは腹をくくって決めた。ところが、お客様への案内文が書けない。書いては消し、また明日にしよう——。福岡の中小企業でも、ここで止まっている会社をよく見かけます。
値上げの案内文が難しいのは、書く回数が少ないからです。お詫びのメールと違って、何年かに一度。そっけないと冷たく映り、書きすぎると言い訳がましくなる。この加減を考えているうちに、手が止まります。
私（エムビジョンの代表）も、自分の会社の事務や案内文はAIに下書きを手伝ってもらっています。書き慣れていない文章こそ、ゼロから絞り出すのをやめて、下書きだけ任せる。今日から無料で試せます。
その前に、線引きを1つだけ
始める前に、はっきりさせておきたいことがあります。
- いくら上げるか／いつから／どのお客様に — これは自社で決めることです
- それをどう伝えるか（文面） — ここがAIに頼むところです
決めるのは自分、書くのはAI。ここを混ぜてしまうと、AIの出した数字がなんとなく自社の方針になってしまいます。順番を守ってください。
AI（ChatGPTなど）に、こう頼んでみてください
決めたことが固まったら、無料で使えるAIを開いて、次の文をそのまま貼り付けます。◯月・◯%を、自社が決めた数字に書き換えるだけです。
原材料費の高騰により、◯月から商品価格を平均◯%値上げします。長年のお客様に向けた、誠実で理解を得やすいお知らせ文を作ってください。品質維持への姿勢も一言入れてください。
値上げの理由が原材料費でなければ、そこも書き換えてください。人件費、物流費、仕入れ先からの改定——実際の理由を入れたほうが、文面が具体的になります。
コツ1｜「品質を守る姿勢」を一言入れてもらう
値上げのお知らせは、放っておくと金額の話だけになります。そこに「これまでどおりの品質でお届けするために」の一文が入るかどうかで、受け取る印象が変わります。自分で書こうとすると照れくさくて省いてしまう部分なので、最初から頼み方に入れておくのがコツです。
コツ2｜「誰に向けた文か」を伝える
長年のお客様なのか、今年からのお取引先なのか。ここを一言添えるだけで、文面のかしこまり具合が変わります。あわせて「値上げの理由は1つだけ書いてください」と頼むと、言い訳がましくなりません。理由を並べるほど、読む側は苦しい説明に感じるものです。
出てきた文が固ければ「もう少しやわらかく」、長ければ「はがき1枚に収まる長さで」と続けて注文すれば、その場で直してくれます。
支払条件の変更、営業時間の見直し、サービス内容の変更のお知らせ——「何年かに一度しか書かない案内文」には、同じやり方が使えます。
注意点｜数字と日付は自分で、取引先名と単価は伏せて
まず数字と日付です。金額・値上げ幅・実施時期について、AIが書いてきた文をそのまま信じないでください。こちらが伝えていないと、それらしい数字を勝手に埋めてくることがあります。AIは「優秀だけれど思い込みの激しい新人」です。案内文の数字と日付は、必ず自分で確認して直してください。
次に入れてはいけない情報。覚え方は「新聞に載って困る情報は入れない」。具体的には次の3つです。
- お客様の個人情報（宛先の氏名・連絡先など）
- 取引先との秘密（契約内容・個別の単価など）
- 社内の未公開情報（原価・利益率などの財務情報）
値上げの案内では、②がとくに要注意です。取引先ごとの単価や、原価の内訳をそのまま貼り付けたくなりますが、そこは伏せて頼んでください。相手の社名は「長年のお客様」、金額は「◯◯円」のままで、十分に使える下書きが出てきます。
そして最後は、送る前に自分の目で読み直すこと。値上げのお知らせは、お客様との関係に直に効く文書です。ここは人の仕事として残ります。
この記事のまとめ
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